Как написать гарантийное письмо о выполнении обязательств по договору

Использование

Где обычно может использоваться гарантийное письмо на оплату?

Тут речь идёт о нескольких вариантах использования:

• подтверждение оплаты;
• гарантия, что выполненные работы будут сделаны в определённые сроки и с обусловленным уровнем качества;
• своего рода обещание предоставить конкретный юридический адрес для определённой фирмы;
• признание за собой обязательства по выплате долга.

Одно из наиболее распространённых применений — это гарантийное письмо об оплате долга. Необходимость в нём возникает в тех случаях, если предприятию или индивидуалу нужно получить выполненные работы или услуги, а предварительная оплата не произведена. Предоставляя гарантийное письмо об оплате задолженности, подтверждаются гарантии на выполнение обязательств по оплате этого счёта оговорённым в документе образом.

Поскольку гарантийное письмо об оплате является одной из разновидностей деловых документов, написать его нужно в соответствующем стиле: сухим деловым языком, при этом максимально конкретно.

Иногда бывает так, что взяты в долг деньги или не произведена вовремя оплата товарной партии. В этой ситуации письмо подтверждает, говоря о поставке товара, что существующий долг будет выплачен. В некоторых случаях написание такого письма в ответ может выглядеть в глазах кредитора как свидетельство надёжности заёмщика. Если отсылается гарантийное письмо на поставку товара, то это означает, что принимаются на себя обязательства по оплате, но выполнены будут уже после того, как сделают отгрузку пока не оплаченного товара. Важно отметить, что обязательства по оплате товара в рассматриваемом случае, не становятся более жёсткими. Здесь речь идёт в большей степени о намерениях по оплате товара в срок.

В том случае, когда юридическое лицо или индивидуальный предприниматель предоставляет в ответ гарантийное письмо о выполнении работ или об оказании услуг, речь идёт об обещании выполнить работы или услуги в конкретный срок и с оговорённым качеством, как надлежит по договору.

В письме могут быть отражены также односторонне принятые отправителем штрафные санкции за невыполнение гарантийных обязательств.

Составление письма

Составляемое письмо должно удовлетворять тем требованиям, которые обычно предъявляются к деловым документам. Пример гарантийного письма должен быть максимально точным и подробным.

Как составить такой документ? Шаблон здесь несложен. Форма обычно существенно не изменяется.

Образец гарантийного письма об оплате задолженности, форма его должна включать в себя следующую информацию:

1. Прежде всего, в отличие от других разновидностей таких бумаг, здесь должна стоять не одна, а две подписи. Речь идёт не только о директоре, но также и о главном бухгалтере или финансовом директоре должника.
2. Для написания документа берётся обычный бланк гарантийного письма. Правила написания предусматривают, что написать гарантийное письмо об оплате нужно с указанием конкретной суммы долга и срока его выплаты, счёта, с которого она будет произведена, если говорят о поставке, которую обязуются оплатить, упоминают реквизиты документов.
3. Используемые формулировки должны быть точными, ясными и однозначными. Нужно при помощи чётких формулировок описать, о чём конкретно это письмо: об оплате задолженности или об оплате услуг. Могут быть также указаны штрафные санкции, с которыми согласен должник в случае, если не будут выполнены им обязательства. Не будет лишним указать причины имеющейся задержки оплаты.

Другая разновидность предназначена гарантировать выполнение работ или услуг:

1. Письмо о предоставлении услуг отправляют на бланке организации. Подписывает его директор.
2. Подробно и отчётливо напишите об искомых работах или услугах.
3. Даётся подробная информация о том объекте, где работы должны проводиться.

Существует и такой вид писем, как гарантия предоставления юридического адреса, предоставления помещения. Это делается в ответ на требования по регистрации бизнеса.

В новообразуемом предприятии при оформлении бизнеса такое письмо может быть предоставлено в налоговую в качестве гарантии скорого предоставления данного юридического адреса:

1. Письмо адресуется в налоговую в ответ на запрос.
2. Указывается владелец недвижимости, адрес предоставляемого в аренду офиса.
3. Письмо содержит подробную информацию об этом объекте недвижимости.
4. Арендодатель указывает своё согласие на предоставление аренды.

Ещё применяется такая разновидность гарантийного письма, как гарантия предоставления рабочего места. Одна из сфер применения такого документа — это приглашение работника издалека и гарантия, что если он приедет, то указанное рабочее место ему обеспечено.

Юридическая сила

Конечно, подразумевается, что указанное письмо вселяет уверенность в бизнес-партнёре. Однако насколько такое ощущение соответствует действительности? Кстати, в Гражданском кодексе многие статьи посвящены работе с договорами. Но вот что там написано про гарантийные письма? На самом деле всё обстоит достаточно просто.

Есть только два важных аспекта, где использование гарантийных писем играет существенную юридическую роль:

1. Прежде всего, это связано с процедурой возврата долга. Обычно должник имеет обязательство по возврату денег. Но оно подчиняется принципу использования срока исковой давности. Долг, который в течение трёх лет не отдавался, за истечением срока давности истребовать практически невозможно. Если же должник кредитору направляет в ответ гарантийное письмо, в котором признаёт долг и обещает отдать деньги, то это позволяет с данного момента заново начать отсчёт трёхгодичного срока исковой давности.
2. Другое значение связано с договорным правом. Дело в том, что заключение договора происходит не только тогда, когда обе стороны подписывают документ, но и тогда, когда происходит взаимное направление друг другу сообщений, из которых ясно, что обе стороны выражают согласие фактически взять на себя определённые обязательства. То есть, когда гарантийное письмо на самом деле является ответом на прозвучавшее ранее предложение поставщика товаров и при этом рассмотрены все существенные стороны для данного вида договоров, то можно говорить о заключённой таким образом сделке.

Во всех остальных ситуациях данный документ можно рассматривать просто как выражение намерений на будущее, но не как обязательство стороны, написавшей гарантийное письмо.

Использование гарантийных писем в деловой практике широко распространено. Сфера их применения продолжает расширяться.